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三明医学科技职业学院档案管理办法
 
发布时间:2019-01-07   浏览次数:3391
 
     
 

三明医学科技职业学院档案管理办法

第一章    总则

 

第一条  为了加强学校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《福建省档案管理暂行办法》等规定,结合本校实际,制定本办法。

第二条  学校档案,是指在教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式、载体的历史记录。由学校档案室集中管理。

第三条  学校档案工作实行统一管理,各部门要强化档案管理意识,加强对档案工作的领导和管理,纳入工作计划和规划,纳入有关人员的职责范围,在布置、检查、总结各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条  档案室必须严格执行国家有关法规和学校的保密制度,确保档案的完整、准确、系统、安全,以利开发利用。

 

第二章    管理体制与任务

 

第五条  学校设立综合档案室,综合档案室隶属于校办公室领导,其业务工作接受三明市档案局和三明市教育局档案部门的指导、检查和监督。校办公室统一管理全校档案工作,由一位校领导分管档案工作。各院系、各部门应有一名负责人分管本部门档案工作,兼职档案员具体承办本部门的档案业务工作。

第六条  档案室的基本任务

(一)集中统一管理本校的档案工作,对本校各院系、各部门文件材料的形成和积累进行监督、检查与指导。

(二)负责管理本校的全部档案,积极提供利用,为各院系、各部门各项工作服务。

(三)负责监督、指导、接收、整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料。

(四)建立健全校系二级档案规范管理,提高各院系、各部门兼职档案管理员的业务技能。

(五)开展档案的开放或利用工作。

(六)负责编写档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。

(七)参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案交流。

(八)采用先进科学技术,逐步实现档案管理的现代化。

(九)开展档案宣传工作和利用者教育活动。开展学校档案工作人员的业务培训工作。

(十)完成学校领导和上级业务主管部门交办的其他任务。

第七条  学校各院系、各部门档案工作基本任务

(一)按照档案室的有关规定做好本部门文件材料的收集、整理、分类、立卷等工作。

(二)集中保管本单位档案,并按有关规定向院档案室移交档案。

(三)兼职档案人员应努力学习档案专业知识,不断提高档案业务水平,遵纪守法,忠于职守,维护本部门档案的完整与保密、安全。

 

第三章    档案的立卷和归档

 

第八条  各院系、各部门在工作活动中形成的有保存价值的文件材料,由兼职档案员负责收集、分类和整理立卷;归档时间要求,文书档案:次年2月底前;学籍档案:每年9月底以前,向档案室移交,并履行移交手续。其它门类的档案归档时间按有关规定办理。

第九条  各院系、各部门文件材料的归档范围和保管期限,按《三明职业技术学院档案管理工作的通知》的归档范围、保管期限执行。

第十条  各院系、各部门立卷归档必须分工明确,协同配合。全校性、综合性的材料由办公室负责立卷归档,其余由有关职能部门立卷归档。立卷归档涉及多个部门的由主办部门归档,其他部门协办。对不符合质量要求的档案退回交卷单位返工,直到符合质量要求予以接收。各部门归档的案卷,应符合下列质量要求:

(一)归档文件材料齐全、完整并保持文件之间的有机联系。

(二)存档的文件中本单位形成的必须是原件。

(三)区分不同保管期限,分类整理立卷,装订规范,案卷标题简明确切,便于保管和利用。

(四)档案接收和移交时,必须办理相关手续。

第十一条  本校的工作活动形成的各种部门和载体的档案为一个全宗。

第十二条  本校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)出版物类:主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(九)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料。

(十)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。文件档案按国家有关规定要求整理。

 

第五章    档案的管理和提供利用

 

第十三条  遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则,严格执行档案室安全制度,确保档案安全;不断研究和改进档案保护技术,对破损和字迹褪色的档案,要及时修复或复制。

第十四条  学校档案室负责收集和接收本室保管范围内对学校和社会有保存价值的不同载体的各类档案。

第十五条  档案室负责全校档案的保管,对档案进行分类、鉴定、编号和排列,并根据分类体系和排列顺序编制案卷号。负责对各院系、各部门移交来的档案,按照要求进行分类、排列、编号、编制全引目录、装订、保管和提供利用。

第十六条  学校档案设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为查阅利用档案创造便利条件。学校档案室提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经学校档案室负责人批准。

 

第六章  附则

 

第十七条  条本办法由校办公室负责解释。

第十八条  条本办法自公布之日起开始实行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 
     
 
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